Araç Kiralama Sözleşmesi: Şirketler İçin Madde Madde İnceleme

Filo Kiralama Sözleşmesinin Tarafları ve Temel Yapısı

Araç, Hizmet ve Teslim Kapsamı Nasıl Tanımlanmalıdır?

Kiralanacak araçların marka, model, sınıf, motor seçeneği, donanım seviyesi, adedi ve hedef teslim tarihi mümkün olduğunca ayrıntılı yazılmalıdır. Belirli bir aracın tedarik edilememesi hâlinde verilecek muadil aracın yalnızca benzer olduğu belirtilmemeli, asgari sınıfı ve temel özellikleri tanımlanmalıdır. Bakım, lastik, yol yardım, sigorta, vale, çekici ve raporlama hizmetlerinin kapsamı da araç listesinden ayrı olarak açıklanmalıdır. Şirketler, araç ve hizmet yapısını karşılaştırmak için kurumsal araç kiralama seçeneklerimizi inceleyebilirsiniz.

Teslim ve hizmet kapsamını değerlendirirken aşağıdaki unsurların sözleşmede karşılığı bulunmalıdır:

• Araç özellikleri, sipariş edilen araç ile teslim edilen araç arasındaki farkı ölçmeye imkân vermelidir. Renk gibi ikincil tercihler ile operasyon için zorunlu donanımlar birbirinden ayrılmalıdır.
• Hizmet paketi, hangi işlemlerin kira bedeline dahil olduğunu ve hangi durumlarda ek ücret çıkabileceğini göstermelidir. Kullanım sınırı olan yol yardım, lastik veya vale hizmetleri ayrıca belirtilmelidir.
• Teslim planı, gecikme hâlinde geçici araç verilip verilmeyeceğini açıklamalıdır. Muadil aracın sınıfı, teslim süresi ve kullanım koşulları da aynı maddede yer almalıdır.

Kiralama Süresi ve Kilometre Limiti Maddeleri

Kira Bedeli, Vergiler ve Ödeme Koşulları

Bakım, Lastik, Arıza ve İkame Araç Koşulları

Sigorta, Hasar, Muafiyet ve Kaza Bildirimi

Erken Fesih, Araç İadesi ve Kullanım Hasarı

Erken fesih maddesinde yalnızca cezai şart bulunduğunun belirtilmesi yeterli değildir. Hesaplama formülü, kalan süre, araç başına bedel, açık faturalar ve varsa indirim yöntemi ayrıntılı biçimde yazılmalıdır. Şirketin küçülmesi, araç ihtiyacının değişmesi veya belirli araçların filodan erken çıkarılması durumları ayrı ayrı ele alınabilir. Türk Borçlar Kanunu çerçevesindeki genel hükümler saklı olmakla birlikte, ticari sözleşmenin özel koşulları imza öncesinde hukuk birimince incelenmelidir.

Araç iadesinden önce şu noktaların yazılı bir prosedürle kontrol edilmesi yararlıdır:

• Normal kullanım aşınması ile kullanıcı hasarı, aracın yaşı ve kilometresine göre ayrılmalıdır. Küçük yüzey izleri ile kırık, göçük veya eksik ekipman aynı şekilde değerlendirilmemelidir.
• İade yeri, yakıt seviyesi, temizlik durumu, kilometre ve teslim saati tutanağa yazılmalıdır. Yedek anahtar, ruhsat, lastik ve araçla verilen aksesuarlar ayrıca kontrol edilmelidir.
• Ekspertiz raporunun hazırlanma süresi ve rapora itiraz yöntemi belirlenmelidir. Uyuşmazlık hâlinde bağımsız inceleme yapılmasına imkân veren bir süreç oluşturulabilir.

Sözleşme İmzalamadan Önce Kurumsal Kontrol Listesi

Kurumsal kontrol süreci, satın alma ekibinin fiyat onayıyla sınırlı kalmamalıdır. Hukuk ekibi sorumluluk ve fesih maddelerini, finans ekibi toplam maliyet ile muhasebe etkisini, operasyon ekibi ise hizmet sürelerini incelemelidir. Araç takip sistemi kullanılıyorsa konum, sürüş ve kullanıcı verilerinin hangi amaçla işlendiği ayrıca değerlendirilmelidir. Kişisel verilerin işlenmesi, saklanması ve paylaşılması 6698 sayılı Kanun ile veri güvenliği ilkelerine uygun şekilde düzenlenmelidir.

• Hizmet seviyesi, bakım, yol yardım, çağrı merkezi ve ikame araç için ölçülebilir süreler içermelidir. Hizmetin gecikmesi durumunda uygulanacak çözüm de belirtilmelidir.
• Raporlama ve veri erişimi, hangi çalışanların kilometre, hasar, ceza ve konum bilgilerini görebileceğini açıklamalıdır. Küresel konumlama sistemi (GPS) verilerinin gereğinden uzun saklanmaması ve erişimin sınırlandırılması önemlidir.
• Mücbir sebep, gizlilik, sözleşme devri, bildirim yöntemi ve uyuşmazlık çözümü hükümleri ortak onaydan geçmelidir. Bütün ekipler aynı sözleşme sürümü ve aynı ekler üzerinden değerlendirme yapmalıdır.

Bağlantılı araç ve hareketlilik verileri bakımından amaçla sınırlılık, veri güvenliği ve kullanıcıların bilgilendirilmesi temel konular arasındadır. Bu nedenle araç takip sisteminin bulunması tek başına yeterli görülmemeli, veriye erişim ve saklama politikası da oluşturulmalıdır. Son sözleşme metni, çalışanlara uygulanacak araç kullanım politikasını desteklemeli ve onunla çelişmemelidir. Hizmet kapsamı kesinleştirildikten sonra şirketiniz için hemen fiyat teklifi alabilirsiniz.
 

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

Filo kiralama sözleşmesinde kilometre aşımı nasıl hesaplanır?

Sözleşme limitini aşan kilometre, belirlenen kilometre başına bedelle çarpılır. Kilometre havuzu varsa önce filodaki araçların toplam kullanımı üzerinden dengeleme yapılabilir. Aşım bedelinin güncelleme koşulu da sözleşmede açıkça yazılmalıdır.

Kiralık aracın bakım ve lastik giderlerini kim karşılar?

Bakım ve lastik giderleri, seçilen hizmet paketine göre kira bedeline dahil olabilir. Kullanıcı hatası veya kötü kullanım nedeniyle oluşan giderler kiracıya yansıtılabilir. Hizmet kapsamı, araçlar teslim alınmadan önce kontrol edilmelidir.

Erken fesih halinde hangi bedeller ödenir?

Tutar, sözleşmedeki erken fesih formülüne göre belirlenir. Kalan süre, araç sayısı, açık faturalar ve cezai şartlar hesaplamaya dahil edilebilir. Formül açık değilse imzadan önce yazılı açıklama istenmelidir.

Kaza sonrası ikame araç her sözleşmede verilir mi?

İkame araç her sözleşmede otomatik olarak sunulmaz. Araç sınıfı, teslim süresi ve kullanım koşulları hizmet ekinde açıkça bulunmalıdır. Kaza türüne veya onarım süresine bağlı istisnalar uygulanabilir.

Normal kullanım aşınması ile kullanıcı hasarı nasıl ayrılır?

Ayrım yapılırken aracın yaşı, kilometresi ve iade standardı dikkate alınır. Fotoğraflı teslim tutanağı ile ekspertiz raporu değerlendirmeyi daha şeffaf hâle getirir. Ekspertiz sonucuna itiraz süresi de iade prosedüründe yer almalıdır.